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    管理智匯

    前一段時間做過一次小調研,詢問招聘工作中遇到的最大的痛點,有招聘官就反饋“如何和用人部門建立信任”,回想起很久以前,也有招聘官苦惱用人部門的不配合,于是特別想談談這個話題。

    按理來說,招聘官和用人部門的目標是一致的,都是想盡快為空缺崗位招募到合適的人才。大家彼此之間沒有什么深仇大恨,也沒有任何利益沖突,但為什么用人部門和招聘官總是有齟齬,甚至產生爭執,引發不快呢?

    我認為很大程度上是溝通出了問題。從用人部門的角度上來,他肯定是期望“你辦事,我放心”,但是偏偏“你辦事,一點也不讓我省心”,那么問題自然就來了。

    不論招聘官多么委屈,說穿了,招聘是招聘官的專業,你有義務讓用人部門表達清楚他的預期,并管控好節奏,讓整個流程更加順暢……

    那么,如何讓用人部門信任你,并積極配合你的工作,從而盡快達成雙方共同的目標呢?

    1、構建共識

    你要是問用人部門經理,“你覺得招人重不重要?”很多人都會說,“當然重要,這是我最看重的事項。”但是真要參與招聘時,他卻往往以沒有時間來推脫,或只用極少的時間來應付。這時候,他手頭上的工作比招聘重要多了——你心里可以暗罵,“TMD,口是心非,逗我玩嗎?”但是事情還是要解決。

    如果剛開始提出需求時,用人部門經理認為招聘對他很重要,那么你就要把這種重要性落實下來,不要讓它變成一句空話。怎么做到呢?

    在招聘信息發布之前,你需要和用人部門經理溝通以下內容:

    在溝通完之后,你要設定一下SLA(服務等級協議),明確一下服務的內容、交付的質量和時間等信息。這看起來雖然有些過于正式了,但是明晰目標和權責之后,有助于相互之間的協作,并避免不必要的糾紛。比方說,面試官的反饋必須在面試完成后1天之內完成……當你們在SLA上達成共識,你需要時刻跟蹤用人部門的完成情況,如果用人部門經理不能按照SLA所要求的節點完成應該完成的項目,那么無法及時招到人就怨不得誰了。

    2、持續溝通

    不知道你是否還能回憶起你當初找工作時的情景?你是否也精心準備,竭力想要展現你的個性和專業,然后等待……但是很多時候,候選人很難等到招聘官和用人部門經理的反饋——這里面很大程度是因為內部溝通的缺失,而最直接的結果就是導致候選人轉身投入競爭對手的懷抱。

    你肯定不會期望這樣的事情發生,尤其是當你發現一個還不錯的候選人,滿心期望他能加盟,以助你圓滿完成招聘任務時。所以,你必須努力將候選人保留在你招聘的通路里。而要實現這一點,你必須構建一個招聘戰略,并用人部門經理保持開放及時的溝通。

    你向用人部門經理進行溝通時,要把握溝通的節奏。有時候,他的工作確實很忙,那么他能在什么時間段,以多大的頻率來參與招聘工作;他們更習慣哪一種的溝通方式:E-Mail、OA、微信/QQ還是電話?……了解到這些,就定期和他們溝通,讓他們無法忽視你。

    此外,你還需要提供合適的報告,定期向用人部門經理匯報招聘的進展,實現信息共享。用數據展現關注招聘流程的重要性,并對你所付出的努力有充分的認知和理解。

    用人部門經理很忙,容易忽視他對你做出的承諾。你不要害怕不厭其煩地提醒他。你甚至可以直接跑到他的辦公室“堵”他。當你的工作推進取決于別人的決定,而你迫切地需要這個決定時,你就不要覺得你是在打擾別人——畢竟,這也是為了工作。

    就算用人部門經理真的沒有時間參與招聘流程,你也可以請他指定一位代理人,以確保招聘流程順利有效地推進。

    而你期望收獲到用人部門的反饋,則需要讓反饋易于操作。讓用人部門經理絞盡腦汁,寫一大段對候選人的評語,是不合時宜的。如果你也嘗試過問卷調查,應該清楚這樣的方式是不會收到多少有效的問卷。所以,最有效的做法就是讓反饋更簡單,合適/不合適、哪些方面更突出……打個勾就可以,不更快么?

    總之,創建一個持續的溝通反饋機制,是招聘成功的基礎。通常用人部門經理最了解他需要什么樣的人,他也樂于給出自己的意見。持續的溝通,有助于雙方步調一致,避免因誤解帶來時間上的虛耗。

    3、管理預期

    前面我們說得很好,其實還是相對理想化的。用人部門經理往往很容易就忘了,他們在招聘流程中也扮演著很重要的角色,招到合適的人才也是他們的核心工作之一。但是我們經常聽到的是,“我應該只是在面試的最后階段把把關吧?”“為什么我要推動部門的人來進行推薦,這不是你的工作嗎?”更有甚者,“如果人都是我招到的話,要你做什么用?”說得讓人怒火中燒,卻又啞口無言。

    我之所以想寫這篇文章,以及你之所以耐心看下來,其目的無非是保證良好的工作關系和順暢的招聘流程。所以從招聘工作的一開始,我們就需要管理好用人部門經理的預期。

    就算是你再專業、再老道的招聘官,你也有力有不逮之處。所以從一開始,就必須告訴用人部門經理,哪些地方你可以做到,哪些地方你做不到,需要他來支援。你必須讓他明白,招到的人最終是為他自己所用,他覺得合適才是最重要的。而要實現有效的招聘,他必須參與到整個招聘流程中來。如果他不愿意參與到招聘流程中來,你可以問問他,“如果招不到人,或者不能及時招到人,對誰的損失會更大一些?”

    除此之外,你還要想辦法發動公司全員參與。讓在職員工幫忙轉發你的招聘廣告,并實行一定的監督。你甚至可以在面試篩選過程中,加入一個環節,詢問候選人他們是從哪里了解到招聘信息的。

    4、關鍵事項

    1.定義候選人

    我們經常聽到用人部門經理抱怨,“這跟我想要的人相差太遠了”,但是他究竟想要招什么樣的人,很多招聘官是不清楚的。也正是因為你沒有充分理解用人部門經理的需求,所以你找來的簡歷,你開展的面試,都是徒勞無功的。你費盡心力,他還覺得你不專業,你沒做事情,到底冤不冤?

    要想得到用人部門經理的認可,首先你必須清楚他到底想要招什么樣的人。是具備哪幾種技能組合的人才?是有豐富工作經驗的人才?還是其他?這只有用人部門經理才清楚,你必須通過有效的溝通交流,挖掘出他內心真實的需求。只有這樣,你的人才采購戰略才能有的放矢,你才能寫出有針對性的JD,在面試的過程中問出有價值的問題。

    當然,除了用人部門經理所描述的理想候選人的素質組合,你還需考慮你公司的企業文化和核心價值觀。這些要素將決定候選人是否能在公司內存活,并且產生價值。

    有時候,理想候選人在用人部門經理腦海里也只是個模糊的印象,他說不出個所以然來。這時候,你就要學會持續問“為什么”。如果用人部門經理說候選人需要10年工作經驗。你就可以問為什么?它將迫使用人部門經理思考10年工作經驗是否是理想候選人必須具備的素質要求。

    有時候,用人部門經理會將理想候選人的素質也說得很模糊,比方說“他要能寫出在微信朋友圈廣泛傳播的爆文”。這會讓招聘官很為難,你需要追問,“這樣的候選人到底需要具備哪些知識、技能和能力?”如果用人部門經理說,他需要具備營銷能力。你還需要問,需要什么樣的營銷能力才能帶來他的成功。

    通過細致的溝通之后,你就可以建立一個理想候選人需求的屬性列表。這個屬性列表將指導招聘官的簡歷搜尋和面試官的面試反饋,確保所有的評價都是公平公正的。

    記住,清晰地定義候選人,是招聘官接到招聘任務第一天需要解決的問題,它將直接決定你未來招聘工作的成敗。在這個過程中,你還可以讓用人部門經理提供一些人才市場的信息和薪酬行情的信息,以便你能制定更加有效的招聘策略。

    2.技能優先排序

    和用人部門經理溝通完理想候選人的形象后,你能會列出很長一條屬性列表。但是你要知道,100%符合這些技能和資格的完美候選人是很難招到的,就算真的存在,招聘成本和招聘時間恐怕也是你無法負擔的。所以,你只能實際一點,更加看重候選人未來的發展潛力,而不是當下的完美匹配。

    所以,在和用人部門經理溝通完素質要求之后,你還需要和他溝通,如何設置一個寬松的、實際的選擇項,讓招聘目標更容易達成。這一點,你們也需要形成共識。

    在討論的過程中,你們必須意識到技能是可以通過學習發展的,但是正確的態度卻很難。所以相對而言,需要作出適當讓步的屬性,是候選人的某些工作技能。理想的候選人可能需要具備10項技能,但是為了加大候選人的選擇面,提升招聘的效率,你可能需要關注其中核心的3項技能。與此同時,你還需要評估候選人的成長潛力、領導力潛能和成長的意愿。

    3.面試準備

    面試計劃需要事先和用人部門經理進行詳細的溝通,確認面試時間和面試官。切忌招聘官自作主張,安排好了時間,通知了候選人,結果安排不出合適的面試官,那就悲劇了。

    一個良好的面試流程很大程度取決于你是否擁有一個優秀的面試官。如果你和用人部門經理之間建立了穩固的伙伴關系,你的面試官將有助于你收集到合適的候選人信息,并提供良好的候選人體驗。畢竟面試官所傳遞給候選人的是對你雇主品牌的第一印象。

    不過,即便如此,面試官的重要性,用人部門經理和他的團隊并不一定清楚。所以他有可能無法進行有效的面試。

    要解決這一問題,你需要為用人部門經理和他的團隊準備面試工具包。很多面試官來參與面試之前,只清楚自己要面試什么人,并不清楚自己要評估什么。所以面試工具包,除了候選人的簡歷信息外,還需要提供針對候選人的考核項及評價標準??己隧検侵昂陀萌瞬块T經理溝通過的素質要求,核心的屬性需要特別標注出來。圍繞這些素質要求,你需要設定一系列的問題。當然,對于面試結果的反饋,也需要簡單而一致的格式來加以呈現。

    用人部門經理不一定都有充裕的時間來參與面試,如果參與面試的面試官這方面的經驗比較弱,你需要提供一定的培訓,來幫助他們進行提升。面試結束后,你還需要召開一次小會,大家一起討論面試情況,你也趁機收集一下面試官的面試反饋。

    寫在最后

    人和人是不同的,你此刻關切的未必是他人所在乎的。所以,對招聘官而言,溝通和專業同等重要。只有保持及時的溝通,才有可能讓用人部門和你保持在同一頻道上,同守統一的標準和目標,讓招聘流程更有效率。

    與其抱怨或責難,還不如以同理心看待,以解決問題的方式去處理,相信你會收獲到更好的結果。


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